Richiede una decisione oggi
Cosa, chi deve deciderlo, entro quando. Se non c'è niente si scrive «nessuna»: una riga vuota non significa che non ci sia nulla, significa che non lo sappiamo.
Formato da cinque righe · senza registrazione
Chi dirige non ha bisogno di sapere tutto. Ha bisogno di sapere cosa richiede una sua decisione oggi.
I report mattutini falliscono in tre modi, sempre gli stessi: sono un elenco di numeri che il gestionale dà già, sono un «tutto bene» che non distingue il controllato dal non guardato, oppure sono il racconto della giornata a chi non c’era e non ha bisogno di esserci.
Cinque righeNessun numero duplicatoSenza dati degli ospiti
Il formato
Cinque righe. Se ne servono di più, non è un report.
Se una cosa non sta in queste cinque righe, quasi sempre è perché andava segnalata ieri sera e non stamattina.
Promesse a un ospite ancora aperte
Riferimento, cosa è stato promesso, chi deve mantenerlo. È la riga che evita la figura peggiore: l'ospite ricorda una promessa che in struttura non ricorda nessuno.
Fuori servizio o limitato
Area o impianto, da quando, fino a quando, chi ci sta lavorando. Senza il «fino a quando» la direzione non può decidere se comunicarlo agli ospiti.
Si è ripetuto
Cosa, e quante volte questa settimana. È l'unica riga che parla di tendenze invece che di ieri, ed è quella che trasforma una serie di piccoli fastidi in un problema affrontabile.
Niente da segnalare su
L'elenco corto delle aree controllate e a posto. Serve a distinguere «controllato e a posto» da «non guardato», che nella maggior parte dei report sembrano la stessa cosa.
Perché il formato conta più della disciplina
Un report lungo non è segno di impegno: è segno che nessuno ha detto cosa serve.
Chi scrive alle sette del mattino, dopo una notte, vuole soprattutto dimostrare di aver lavorato — e in assenza di un formato lo dimostra con la lunghezza. Fissare cinque righe toglie quell’ambiguità a entrambe le parti: chi scrive sa quando ha finito, chi legge sa dove guardare, e la cosa che richiede una decisione non finisce al terzo capoverso di un paragrafo.